Muchas veces hemos escuchado hablar de la importancia de la optimización de procesos en las empresas, cómo ayuda a eficientar el trabajo y hacer un mejor uso de sus recursos. Lo que es totalmente real. Sin embargo, el beneficio no es sólo para la compañía, sino también para los colaboradores y para su calidad de vida.
Empecemos por lo básico. ¿Qué significa optimizar procesos?
Es una práctica o disciplina que busca mejorar la eficiencia y efectividad de los procesos que se realizan en una compañía, con el objetivo de obtener mejores resultados, sacar el máximo rendimiento a los recursos y disminuir las pérdidas o posibles ineficiencias.
Lo primero que se debe hacer, es identificar si existen problemáticas en los procesos que impiden que se realicen más rápido o de forma más eficiente. Luego, se deberá identificar los puntos que se deben mejorar para su efectividad. Una vez realizado este último paso, se deben aplicar cambios y mejoras en ese proceso, como, por ejemplo: mejorar la comunicación, eliminar tareas innecesarias o automatizarlas.
¿Cómo ayuda la optimización de procesos a la calidad de vida de los colaboradores?
El tiempo. Es uno de los principales motivos por lo que se realiza una optimización de procesos, ya que ayuda a que una tarea se haga más rápido y de forma eficaz. El tiempo es un bien valioso en la detección de oportunidades, no sólo para las compañías, sino también para las personas. Si los colaboradores pueden agilizar su trabajo, podrán dedicar el tiempo restante a otros intereses, como su familia, por ejemplo.
Optimizar procesos no sólo beneficia la calidad de vida de las personas, sino también puede disminuir el estrés que generan tareas que demoran en realizarse. Es muy usual que las personas sientan que están sobrecargadas de responsabilidades. Al optimizar procesos que ayudan a realizar actividades de forma más eficiente, se podrá tener una mejor gestión, habrá una mejor productividad y los colaboradores se sentirán más plenos tanto laboral como emocionalmente.
Otra consecuencia de esta práctica, es que fomenta la innovación y la creatividad de los colaboradores. Al agilizar los procesos, las personas podrán identificar nuevas oportunidades de mejoras o incluso de negocio. Y la razón es simple: Si están agobiados con sus tareas, su objetivo principal será resolverlas y no tendrán tiempo ni cabeza para nada más, sin embargo, si se automatizan los procesos, tendrán el espacio para ver más allá de su labor diaria.
El rol de la tecnología
La tecnología es clave, ya que posee recursos que entregan mayor eficiencia y eficacia para realizar diversas tareas. Sin embargo, para algunos profesionales los avances tecnológicos no son tan fáciles de aplicar.
“La brecha generacional ha tomado especial significado dentro de la homogenización de uso de la tecnología en los equipos de trabajo, tanto en plataformas de PC, como en el uso de dispositivos móviles. Alrededor de un 60% de usuarios de nuestros Taskmanager se encuentran dentro de los Baby boomers, generación que ha vivido la creación y evolución de la tecnología. Como sabemos que esta generación puede tener más inquietudes o miedos con el uso de la tecnología, es que hemos puesto el foco en la facilidad del uso de nuestros productos”, afirma Andrés Morán, Director Comercial Corporativo de Datamind.
Así es, por eso hemos desarrollado herramientas tecnológicas que puedes aplicar en tu empresa de forma simple. Algunas de ellas son:
- Automatización. Nuestros Taskmanager ayuda a realizar tareas de forma automática, para que así puedas enfocar tu tiempo en otras actividades. Si hoy se realizan registros de forma manual, se pueden reemplazar con sistemas de automatización para tener más rápido la información y con menos errores.
- Integración de sistemas y aplicaciones. El complemento de nuestra plataforma BI y el Taskmanager, automatizarán la transferencia de datos y sincronizarán la información entre diferentes personas, para que de esa forma todos tengan acceso a los datos.
- Monitoreo y seguimiento en tiempo real: Nuestra metodología de uso ayuda a conocer lo que está pasando en tiempo real, para que se pueda asegurar que se está realizando de manera eficiente o si por el contrario, no fuese así, tomar decisiones a tiempo para aplicar cambios.
Optimizar procesos de la mano de la tecnología, ayudará a su eficiencia y efectividad, entregando mejores resultados en la empresa. Y a su vez, tendrá un impacto positivo en la calidad de vida de los colaboradores, ya que reducirá cargas de trabajo, disminuirá errores y agilizará tareas, que sin estos recursos tomarían más tiempo.
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